Réussir l’organisation de son événement en 3 étapes

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Organiser un événement demande de la préparation et de bien choisir les prestataires qui vous accompagnent. Quelle que soit l’ampleur de votre projet, il convient de veiller à établir un retro-planning, choisir des entreprises sérieuses et louer du matériel de qualité.

Louer du matériel

Si vous souhaitez réaliser vous-même une partie des prestations, c’est un excellent moyen de réduire les coûts liés à l’événement. Il existe de nombreuses offres de location afin de bénéficier du meilleur matériel de façon éphémère. C’est le cas par exemple du matériel de sonorisation, comme Planetsono.com, afin d’assurer une ambiance exceptionnelle. Pensez par exemple aux lumières, micros, podium, console de mixage, machines à effet et autres accessoires festifs ou tout simplement corporate si c’est un événement d’entreprise.

Vous pouvez également louer toute la décoration ou le mobilier en faisant appel à des entreprises spécialisées. Vaisselle à rendre non lavée, tables, chaises, nappage, housses et noeuds de chaises, tonnelles : chaque objet est disponible dans chaque style selon le thème de votre événement. C’est le moment de faire sensation avec une atmosphère unique.

Enfin, vous pouvez opter également pour l’oganisation d’animations afin dynamiser votre événement ou de créer une véritable cohésion entre les participants. Choisissez la location de véhicules électriques pour découvrir les alentours ou tout simplement vous déplacer facilement si l’endroit est vaste. Il existe la trottinette que tout le monde connait, ou encore le vélo, mais aussi le gyropode Segway.

Choisir ses prestataires

Si louer du matériel est une bonne option, engager des prestataires vous facilitera la vie. Envisagez par contre un budget plus conséquent afin de rémunérer ces services. Les prestataires spécialisés vous permettront de gagner un temps précieux et de déléguer la réussite de certaines composantes de votre événement.

Salle de réception, traiteur, chauffeur, service d’accueil, régisseur, animateur ou encore fleuriste : le nombre de professionnels nécessaire peut vite être important ! La réussite d’un événement va de soi avec la sélection de vos prestataires. Ils sont la garantie de la qualité de l’événement.

Pensez à vérifier les références, l’expérience et la réputation d’une entreprise avant de vous engager. Un prestataire de qualité est un prestataire en qui l’on peut avoir toute confiance, avec qui l’on peut organiser un événement dans une relation de coopération. C’est également un professionnel capable de vous conseiller et de s’adapter en fonction de la situation et des changements avant et pendant l’événement.

Établir un rétro planning

Pour réussir un événement, il faut bien entendu une organisation en béton ! C’est la colonne vertébrale du déroulé de la journée / soirée. Pour cela, il est important de prioriser les étapes de l’organisation de l’événement.

Pour établir un retro planning il existe différentes manières de faire. Vous pouvez utiliser un outil pour vous aider à organiser un projet. En voici quelques-uns que nous vous recommandons : Asana, Beebusy, BubblePlan, Appvizer.

Vous pouvez aussi construire vous-même un retro-planning via un outil de tableau : excel, numbers… Peu importe l’outil que vous allez choisir l’important va être de lister au préalable les missions à réaliser.

Une fois la liste établie, il faudra prioriser : qu’est-ce qui va me prendre le plus de temps, quelle étape dépend d’une autre, est-ce que je peux préparer avance sans conséquence, qu’est-ce qu’il faudra faire au dernier moment…. Toutes ces questions sont à se poser absolument. Ensuite il faudra estimer le temps prévu pour réaliser chaque tâche/mission. Et voilà votre retro planning est fin prêt !

Conseil bonus ! Pensez également aux aspects légaux de votre événement. Par exemple, la notion de droits liés aux auteurs avec la SACEM.

Nous vous conseillons fortement de vous entourer d’experts de l’événementiel, d’anticiper au maximum votre événement en amont du JOUR-J et de trouver du matériel de qualité à louer. Ensuite, il ne reste plus qu’à mettre votre touche personnelle et la magie va opérer !

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